Det er meldeplikt for arrangementer som avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til slike formål jfr. Brann- og eksplosjonsvernloven av 2002, § 7. Meldeplikten gjelder arrangementer i f. eks skoler, barnehager og andre bygninger, festivaler, show, konserter, dataparty, salgsmesse, loppemarked o.l. i kommunene Færder, Tønsberg, Horten og Holmestrand.

Den som er ansvarlig for arrangementer skal melde fra til Båtsfjord brannvesen senest 1 uker før arrangementet skal avholdes. Skjema arrangement.pdf Noen saker kan falle inn under plan- og bygningslovens bestemmelser. Dette gjelder spesielt der bygningssikkerheten ikke er tilstrekkelig dokumentert, og/eller forutsetningene for bruk av bygning blir vesentlig endret som følge av arrangementet.

Meldingen skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan sikkerheten ivaretas, deriblant:

- Tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse, stedsangivelse m.v.

- Risikoanalyse: Kartlegging av hva som kan gå galt, hvordan dette skal hindres fra å skje og hvilke sikkerhetstiltak som er planlagt for å redusere konsekvensene dersom noe galt skjer.

- Beskrivelse av bygningens utforming og tilhørende installasjoner eller utstyr, slik som alarm-/lydanlegg, slokkeutstyr og rømningsskilt/belysning

- Beskrivelse av innredningens og utstyrets brennbarhet, brannfarlig virksomhet samt bygningskonstruksjonenes brannmotstand og evne til å motstå sammenstyrtning

- Beskrivelse av rømningsveiene (beliggenhet, antall atkomst, bredde osv) sett i forhold til beregnet persontall og tilgjengelig rømningstid. Persontall bør eventuelt fastsettes etter særskilt analyse av kvalifisert brannrådgiver

- Prosedyrer for evakuering

- Oversikt over sikkerhetspersonell: Antall, rutiner og ansvar. Gjennomført opplæring/øvelse osv.

- Tilrettelegging for redningspersonellets atkomst til og i byggverk/område

- Skjema "Melding om arrangement" skal fylles ut og legges ved meldingen.

Kommunen ved brannvesenet kan kreve de opplysninger som er nødvendige for å vurdere faren for brann. Det kan også fastsettes nødvendige brannsikringstiltak og begrensninger, herunder krav til ansvarshavende arrangør jfr. Brann- og eksplosjonsvernloven av 2002, § 7 og Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn.

Se søknad om arrangementer i vedlegg nederst på siden.

Ofte er det behov for overnatting i forbindelse med store arrangementer. Ved overnatting i bygg som ikke er bygget som overnattingslokale, må flere forhold være vurdert før overnatting kan skje. Viktigst i denne sammenheng er personsikkerheten.

Eier gir nødvendig godkjenning/tillatelse

Eier av bygget har det hele og fulle ansvaret for at nødvendig sikkerhet og spesielt personsikkerheten til enhver tid er ivaretatt ved overnatting i bygg som ikke er bygget for dette formålet. Eier eller eiers representant er den som skal gi nødvendige tillatelser ovenfor arrangør om overnatting. Eier må gjennom nødvendig risikovurdering/analyse, vurdere alle forhold av betydning for brannsikkerheten og påse at sikkerheten er tilfredsstillende i varetatt under hele overnattingsperioden. Vurderingen må være av en slik art at alle tekniske og organisatoriske forhold tilfredsstiller akseptable rammer. Er eier eller arrangør usikre på hva som er tilfredsstillende må kompetanse engasjeres, for eksempel et offentlig godkjent rådgivende firma eller person.

Eiers ansvar:

- Eier må iverksette nødvendige tiltak for å dokumentere at byggets tekniske utførelse og sikkerhetsnivå er god nok til å benytte bygget til overnatting. Dette må være dokumentert av kompetent person eller selskap

- Eier må vurdere forhold av betydning for brannvesenets innsatsmuligheter som følge av gjennomføringen av overnattingen

- Eier må sørge for at rømnings- og personsikkerheten er ivaretatt under hele overnattingsperioden

- I de tilfeller der bygget har et eget HMS-system må eier sørge for at denne tas med i vurderingen slik at også eventuelle lokale forhold tas høyde for ved utarbeidelse av sikkerhetsprosedyrer og rutiner

- Eier må gå god for at sikkerhetssystemet til arrangør er både god nok og fungerende, samt at nøkkelpersoner som skal ivareta sikkerheten besitter tilstrekkelig kompetanse til å ivareta sine funksjoner

Eier bør kreve at nøkkelpersoner dokumenterer skriftlig med signatur å ha gjennomgått tilstrekkelig opplæring for å ivareta sin funksjon. Når ovenfor nevnte forhold er ivaretatt og partene (eier og arrangør) er enige om dette, skal det sendes melding til Båtsfjord brannvesen. Når meldingen om overnatting sendes til Båtsfjord brannvesen forutsetter vi at de ovenfor nevnte forhold er ivaretatt og dokumentert. Båtsfjord brannvesen kan gi ytterligere nødvendige sikringstiltak og pålegge begrensninger.

Se Skjema under vedlegg lengre ned på siden.

Båtsfjord brannvesen verken godkjenner eller gir tillatelser til slik overnatting. Dette er eiers ansvar. Eier må derfor gjøre vurderinger og tiltak for å sikre at bygget til enhver tid har et tilfredsstillende sikkerhetsnivå. 

Ved overnatting skal Skjema overnatting.pdf sendes til Brannvesenet senest 1 uker før overnattingen finner sted. Meldingsskjema kan lastes ned fra våre sider. Ytterligere dokumentasjon skal ikke sendes til brannvesenet, men oppbevares hos eier og arrangør. Dokumentasjonen må kunne fremvises på forespørsel ved eventuell kontroll. 

Båtsfjord brannvesen kan gjennomføre uanmeldt kontroll når man måtte finne det nødvendig.